Secretaria de Saúde do Distrito Federal

Medida tem o objetivo de agilizar os atos administrativos

BRASÍLIA (2/2/17) - A Secretaria de Saúde Distrito Federal deixará o uso do papel e passará, gradativamente, a tramitar todos os processos eletronicamente. O primeiro arquivo digital com 6 mil páginas foi autuado, nesta quarta-feira (1), pelo chefe da pasta, Humberto Fonseca. O objetivo é aumentar a eficiência administrativa e agilizar a tramitação entre as áreas, bem como contribuir com a sustentabilidade ambiental.

"Aliado à reestruturação e à normatização dos fluxos de trabalho, a autuação eletrônica trará processos mais rápidos, mais transparentes e com maior controle. Evidentemente, o ganho se reflete na ponta: mais abastecimento, mais manutenção, mais estrutura, mais planejamento, mais eficiência", enfatizou Humberto Fonseca.

Para tornar os processos digitais, a pasta começou a utilizar o Sistema Eletrônico de Informação (SEI), que é uma plataforma web de tramitações eletrônicas hospedado na Secretaria de Planejamento e Orçamento (Seplag). O sistema foi recepcionado por meio de um termo de cooperação técnica entre o governo federal e Governo de Brasílía, sem custos pelo sistema.

O SEI permite a edição, inclusão de processo, documentos, memorandos, ofícios, relatórios e outros documentos utilizados em processos físicos tradicionais. Permitirá ainda a inclusão de outros documentos externos com formato PDF, imagens, planilhas.

"O primeiro processo autuado eletronicamente relata todo o patrimônio da Secretaria de Saúde e corresponderia a 30 volumes. Agora, o documento segue para a Secretaria de Fazenda sem impressão em papel. Os benefícios são inúmeros e incluem economia de recursos públicos, materiais e humanos para autuar e tramitar, sem falar nos evidentes benefícios ambientais", enfatizou Humberto Fonseca.

No processo tradicional, a Secretaria de Saúde deveria criar 30 volumes com 200 páginas cada, além de imprimir e numerar todas as páginas, o que levaria em média cinco dias para sua conclusão, com alocação de no mínimo cinco servidores para esse trabalho.

Para o secretário de Saúde, a ação é de grande relevância, principalmente, porque a pasta é a maior do Governo de Brasília, além de ser a única que executa o próprio orçamento e a que mais realiza licitações, já que as compras são específicas e, por isso, há um modelo de contratação e processo de pagamento próprios.

"O processo eletrônico, quando completamente implantado, vai trazer uma agilidade muito maior a todos os processos da Secretaria de Saúde, maior transparência e controle tanto interno, quanto externo pelos órgãos de controle, já que quando solicitarem o documento poderemos buscá-lo rapidamente no sistema", explicou o gestor.

Humberto Fonseca exemplificou ainda que uma das áreas mais beneficiadas será o setor de gestão de pessoas, já que a área possui numerosos processos. "Temos 34 mil servidores. Cada um pode pedir até três períodos de férias por ano. Seriam 100 mil processos de férias que tramitariam fisicamente por ano apenas de férias", explicou.

Já no caso dos processos de pagamento, a partir do momento em que a nota é protocolada no Fundo de Saúde, a pasta gasta até 90 dias para efetuar a quitação, uma vez que é necessária a análise pelos técnicos. Com os processos no formato eletrônico, todas as áreas, mesmo que distantes fisicamente, poderão acessá-los mais rapidamente e resolver as pendências. A previsão é de que, até o fim do ano, todas as áreas sejam beneficiadas.

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